Die Landesbeauftragte für den Datenschutz (LfD) Niedersachsen, Barbara Thiel, zeigt sich mehr als verwundert angesichts der Äußerungen von Verbandsseite zu einem angeblichen Verbot von Microsoft Office 365. „Wir haben bislang keine entsprechende Anordnung oder Untersagung ausgesprochen“, sagt Thiel. „Richtig ist allerdings, dass wir den Einsatz dieser Produkte als sehr kritisch einschätzen.“
Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder
(Datenschutzkonferenz) befasst sich seit geraumer Zeit mit der Frage eines
datenschutzkonformen Einsatzes von Office 365 im öffentlichen und
nicht-öffentlichen Bereich. Problematisch sind dabei vor allem die
Auftragsverarbeitungsverträge von Microsoft, die dem Einsatz von Office 365
zugrunde liegen, sowie die Übertragung von Telemetriedaten im Hintergrund, für
die es nach derzeitigem Stand keine Rechtsgrundlage gibt. Die
Datenschutzkonferenz hat bereits zahlreiche Gespräche mit Microsoft geführt, um
die bestehenden rechtlichen Probleme zu lösen.
„Aufgrund der beschriebenen Gesamtsituation kann ich von einem Einsatz von Office
365 nach wie vor aus datenschutzrechtlicher Sicht nur dringend abraten“,
so die Landesdatenschutzbeauftragte. „Ich hoffe, dass Microsoft die
Gesprächsangebote der Datenschutzkonferenz nutzt und die erforderlichen
Nachbesserungen umsetzt, um seinen Kundinnen und Kunden einen rechtskonformen
Betrieb seines Produktes zu erleichtern.“
Irritiert zeigt sich die LfD auch ob der Äußerungen von Seiten der
berufsbildenden Schulen. „Das Niedersächsische Kultusministerium hat mich um
beratende Begleitung zum möglichen Einsatz von Office 365 in berufsbildenden
Schulen gebeten. Dazu habe ich mich gerne bereit erklärt“, so Thiel.
Derzeit erhebt und bewertet das Kultusministerium verschiedene konkrete
Nutzungsszenarien von Office 365 an berufsbildenden Schulen. Der LfD wurden
hierzu Unterlagen zur Verfügung gestellt, die momentan geprüft werden. „Meine
Behörde wird gegenüber dem Kultusministerium zu den jeweiligen
datenschutzrechtlichen Bewertungen der erhobenen Nutzungsszenarien Stellung
nehmen und das Vorhaben so weiter unterstützen“, sagt die
Landesdatenschutzbeauftragte.
Im Übrigen entspricht die Aussage der Verbände, die LfD habe nach der Pandemie
bedingten Duldung von Office-365-Produkten an Schulen nun plötzlich ein Verbot
ausgesprochen, nicht den Tatsachen. Richtig ist: Angesichts des ersten
Lockdowns und der damit einhergehenden Schließungen von Schulen und anderen
Einrichtungen im Frühjahr 2020 wurde zeitlich begrenzt geduldet, dass
öffentliche Stellen digitale Kommunikationsmittel einsetzen, die nicht im vollen
Umfang sämtliche datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllten. Im Herbst 2020
wurde diese Duldung widerrufen, da die LfD davon ausgehen musste, dass die
Verantwortlichen die Zwischenzeit dafür genutzt hatten, um für den
fortdauernden Einsatz digitaler Kommunikationsmittel datenschutzkonforme
Produkte auszuwählen und einzurichten.
„Das ist aber offensichtlich auch fast anderthalb Jahre nach Beginn der
Pandemie noch immer nicht geschehen“, kritisiert Thiel. Aufgrund der
weiter anhaltenden Pandemielage sind sämtliche Verantwortliche gehalten, sofern
dies noch nicht erfolgt ist, datenschutzkonforme digitale
Kommunikationsstrukturen zu etablieren.
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Nutzung digitaler Kommunikationsmittel durch öffentliche Stellen